DAM / MAM

Worum geht es?

Digital Asset Management (DAM) bzw. Media Asset Management (MAM) ist die Antwort auf die Frage, wie man die immer unüberschaubar werdende Masse an digitalen Dokumenten, in den Griff bekommen kann. Dabei bedient eine DAM/MAM-Lösung in der Regel die folgenden Grundbedürfnisse:

  • effiziente Verwaltung großer Dateibestände
  • sicheres und einfaches verwalten von Lizenzinformationen
  • schnelles und unkompliziertes Auffinden benötigter Dateien
  • schneller Zugriff auf die Dateien
  • Nachverfolgung der Datei-Verwendung
  • Freigabe von Dateien
  • automatisiertes Publizieren und Sperren von Dateibeständen
  • Anbindung an bestehende Datenbanken zur Übernahme von Informationen
  • Einbindung in Intranet- und Internet-Portale
  • Sicherung vor unberechtigten Zugriffen von außen

Der Markt für Digital bzw. Media Asset Management Lösungen scheint auf den ersten Blick unübersichtlich zu sein. Bei näherer Betrachtung und insbesondere unter Berücksichtigung der konkreten Aufgabenstellung und Arbeitsumgebung lichtet sich das Feld der in Frage kommenden Produkte merklich.
Und wenn dann auch noch so wichtige Kriterien wie das Preis-/Leistungsverhältnis, die Flexibilität der Lösung sowie die Möglichkeit der in Eigenregie durchführbaren Anpassungen in die Waagschale gelegt werden, lichtet sich das Feld schon merklich. Mittlerweile muss aber auch berücksichtigt werden, ob man seine wertvollen Daten im eigenen Haus behalten möchte oder der Cloud anvertraut. Und wenn dann auch noch die Dateien in einem eher produktiven Umfeld genutzt werden und beispielsweise sehr umfangreiche InDesign-Dokumunte mit "riesigen" Bilddateien gefüttert werden, stellt sich auch die Frage nach der Dateiablage. Gerade im produktiven Umfeld haben klassische File-Server noch immer ihre Daseins-Berechtigung und damit muss eine gute DAM-Lösung auch zurechtkommen. Und es gibt weitere wichtige Kriterien bei der Auswahl einer DAM-Lösung:

  • sollen auch Dokumente verwaltet und der Text dieser bei der Suche berücksichtigt werden?
  • müssen die Informationen in mehreren Sprachen verwaltet werden können?
  • wie "schnell" muss auf die Dateien für die Bearbeitung zugegriffen werden? Cloud-Lösungen gehen ja immer über die "schmale" Internet-Leitung und eine Gigabit-Anbindung ins Internet hat man eher selten...
  • wieviel und was soll durch das DAM automatisiert werden?
  • sollen die Dateien für andere Systeme zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise für ein PIM, einen eShop oder ganz klassisch für die Website?
  • müssen Informationen von anderen System übernommen werden, also beispielsweise Infos zu ihren Produkten, die Sie sowieso schon in Ihrem PIM verwalten?
  • wieviel Speicherplatz wird benötigt?
  • wieviele Nutzer sollen auf das DAM zugreifen? Hierbei müssen die unterschiedlichen Lizenz-Modelle verglichen werden, denn es macht durchaus einen Unterschied, ob gundsätzlich jeder Benutzer lizensiert werden muss, oder ob es nur zählt wenn ein Nutzer auch tatsächlich zum DAM verbunden ist. Wir unterscheiden hier also nach "named" und "concurrent" Licenses.
  • möchte man sich über ein Mietmodell und dann noch über eine Cloud-Lösung in eine nahezu unkontrollierbare Abhängigkeit begeben?

Diese Aufzählung ließe sich noch weiter fortsetzen, denn fast jedes Unternehmen hat weitere individuelle Wünsche, die ein DAM lösen soll. Viele "moderne" DAM-Systeme sehen chic aus und decken den "typischen" Einsatzzweck für Marketing-Abteilungen ab. Im Unternehmen gibt es aber noch weitere Abteilungen, die ihre Dateien verwalten möchten und dann sind häufig zusätzliche Funktionen gefragt. Schön, wenn man dann eine DAM-Lösung besitzt, die mit den Anforderungen mitwächst.

Ein erster Blick auf die Weboberfläche von cavok

Bis vor Kurzem haben wir in der Regel Canto Cumulus als "die" DAM-Lösung angepriesen. Leider hat Canto Anfang August 2021 das Ende von Canto Cumulus eingeläutet und der Support endet Ende 2022 bzw. 2023, je nachdem ob man im Besitz einer Workgroup- oder Enterprise-Edition ist. Nachdem wir uns schon mehrere andere DAM-Lösungen angeschaut haben, scheint uns cavok von PEAK-14 am ehesten an Cumulus heranzukommen. cavok ist nicht die perfekte DAM-Lösung für Alles und Jeden, aber ganz ehrlich das war Cumulus auch nie. Beide, also Cumulus und cavok sind aber so flexibel, dass die meisten Lösungen damit umgesetzt werden können. Zudem kann cavok gekauft werden und liegt preislich im ähnlichen Rahmen wie Canto Cumulus. Besonders im produktiven Umfeld und dort insb. im Zusammenspiel mit klassischen File-Servern und der Arbeit mit InDesign gefällt uns cavok sehr gut - sogar besser als Canto Cumulus. Das cavok-Team von PEAK-14 arbeitet zudem sehr kundenorientiert und wir sind davon überzeugt, dass das Produkt in der nächsten Zeit noch besser wird.

Wenn Sie bereits mit einer bestimmten DAM-Software liebäugeln, haben Sie den ersten Schritt in Richtung DAM-Lösung getan. Allerdings sollten Sie sich darüber im klaren sein, dass der Erwerb einer DAM-Software nur ein Schritt zum Ziel ist, denn nur die auf Ihre tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnittene Konfiguration und Anpassung macht aus Ihrer Software eine Lösung.

Für die erfolgreiche Einführung einer Digital Asset Management-Lösung wird daher weit mehr als nur die reine DAM-Software benötigt. Aus gutem Grund begeben sich immer häufiger Firmen in die Obhut eines erfahrenen DAM-Beraters und lassen sich kompetent bei der Einführung ihrer Digital Asset Management Lösung begleiten.

Dabei sollte die Beratung alle Phasen der Einführung Ihrer zukünftigen Digital Asset Management-Lösung begleiten. Idealerweise sollte der DAM-Berater in der Lage sein das theoretisch erarbeitete Konzept praktisch umzusetzen und auch als erfahrener Trainer während des Rollouts der DAM-Lösung vor Ort zu sein. Und wenn dann dieser Berater auch noch in der Lage ist Ihre Lösung weiter zu betreuen, sei es in Fragen des Supports oder einer System-Erweiterung, wird die Sache rund. Diese schlanke Konstellation minimiert den Abstimmungsbedarf im Rahmen des Projekt-Managements und reduziert dadurch die Projektlaufzeit und Kosten in erheblichem Maße.

Reihen auch Sie sich ein in die Liste der Firmen, die bereits heute erfolgreich eine Digital Asset Management Lösung einsetzen.

Sollte Ihr Interesse an einer zielgerichteten Digital Asset Management-Lösung geweckt sein, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.

Kontakt